Μελέτη Εκτίμησης Αντικτύπου: Το αναλυτικό μοντέλο του ΥΠΕΣ που οφείλουν να ακολουθήσουν οι Δήμοι

Ένα ιδιαίτερα αναλυτικό μοντέλο για το πώς πρέπει να προδιαγράφεται και να ανατίθεται μια Μελέτη Εκτίμησης Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων – ΕΑΠΔ (DPIA) παρουσιάζει το Υπουργείο Εσωτερικών, μέσα από την πρόσκληση για την επικαιροποίηση της σχετικής μελέτης του Ολοκληρωμένου Συστήματος Υποστήριξης Εκλογικών Διαδικασιών (ΟΣΥΕΔ).

Η συγκεκριμένη ανάθεση έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον και για τους Δήμους, όχι μόνο επειδή αφορά ένα κρίσιμο πληροφοριακό σύστημα του Δημοσίου, αλλά κυρίως επειδή το Υπουργείο περιγράφει με εξαιρετική λεπτομέρεια ποιο πρέπει να είναι το πραγματικό αντικείμενο μιας ΕΑΠΔ, ποιοι έλεγχοι πρέπει να πραγματοποιούνται και ποια συγκεκριμένα παραδοτέα πρέπει να ζητούνται από τον ανάδοχο.

Με αυτή την έννοια, οι τεχνικές προδιαγραφές του ΥΠΕΣ μπορούν να λειτουργήσουν ως ένα χρήσιμο υπόδειγμα για αντίστοιχες αναθέσεις Δήμων που λειτουργούν πληροφοριακά συστήματα, ψηφιακές πλατφόρμες, εφαρμογές Smart City, συστήματα καμερών, κοινωνικές υπηρεσίες ή άλλες υποδομές στις οποίες πραγματοποιείται επεξεργασία προσωπικών δεδομένων.

Η πρόσκληση του Υπουργείου Εσωτερικών, με ημερομηνία 12 Αυγούστου 2026, αφορά την επικαιροποίηση της Μελέτης Εκτίμησης Αντικτύπου του ΟΣΥΕΔ, με εκτιμώμενη αξία 5.000 ευρώ χωρίς ΦΠΑ και 6.200 ευρώ με ΦΠΑ, ενώ η διάρκεια της σύμβασης προβλέπεται μέχρι τις 31 Οκτωβρίου 2026.

Γιατί επικαιροποιείται η μελέτη
Η ανάγκη επικαιροποίησης της ΕΑΠΔ προέκυψε μετά από σημαντικές θεσμικές και τεχνολογικές αλλαγές στο Υποσύστημα Διαχείρισης Αιτήσεων Εκλογέων Εξωτερικού.

Σύμφωνα με την πρόσκληση, το Υπουργείο λαμβάνει υπόψη, μεταξύ άλλων, τον ν. 5285/2026 για την Εκλογική Περιφέρεια Απόδημου Ελληνισμού και τη διευκόλυνση της άσκησης του εκλογικού δικαιώματος μέσω επιστολικής ψήφου, καθώς και τις σχετικές υπουργικές αποφάσεις για την εγγραφή στους ειδικούς εκλογικούς καταλόγους εξωτερικού.

Ιδιαίτερη σημασία έχει ότι οι μεταβολές αυτές προβλέπουν, μεταξύ άλλων, ταυτοποίηση του εκλογέα με τη χρήση τεχνολογιών Τεχνητής Νοημοσύνης. Για τον λόγο αυτό το Υπουργείο δεν θεωρεί επαρκή την ήδη εγκεκριμένη ΕΑΠΔ της 19ης Δεκεμβρίου 2025, αλλά ζητά να επανεξεταστεί υπό το πρίσμα των νέων λειτουργιών, του ισχύοντος κανονιστικού πλαισίου και των εξελίξεων της τεχνολογίας στην ασφάλεια και την προστασία των δεδομένων.

Αυτό αποτελεί και μία πρώτη σημαντική οδηγία για τους Δήμους:

Η ΕΑΠΔ δεν είναι ένα έγγραφο που συντάσσεται μία φορά και παραμένει εσαεί στον φάκελο ενός έργου.

Όταν αλλάζει ουσιωδώς ένα πληροφοριακό σύστημα, όταν εισάγονται νέες τεχνολογίες, όταν αλλάζουν οι ροές δεδομένων ή το θεσμικό πλαίσιο, πρέπει να εξετάζεται εάν απαιτείται επικαιροποίησή της.

Τι σημαίνει πραγματικά «Μελέτη Εκτίμησης Αντικτύπου»
Η ΕΑΠΔ δεν είναι μία γενική γνωμοδότηση περί συμμόρφωσης με τον GDPR.

Είναι μία συστηματική εξέταση ολόκληρου του κύκλου ζωής των προσωπικών δεδομένων μέσα σε ένα πληροφοριακό σύστημα ή μία διοικητική διαδικασία.

Σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές του Υπουργείου, η μελέτη πρέπει κατ’ ελάχιστον να περιλαμβάνει έξι βασικές ενότητες:

Α. Συστηματική περιγραφή των πράξεων επεξεργασίας και των σκοπών τους.

Β. Εκτίμηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητας των πράξεων επεξεργασίας.

Γ. Εκτίμηση των κινδύνων για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων.

Δ. Καθορισμό των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων αντιμετώπισης των κινδύνων.

Ε. Καταγραφή και τεκμηρίωση της συνεργασίας με τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας, τις υπηρεσίες, εξωτερικούς συνεργάτες και, όπου απαιτείται, τα υποκείμενα των δεδομένων.

ΣΤ. Συμπεράσματα και επικύρωση της ΕΑΠΔ.

Το ενδιαφέρον, όμως, βρίσκεται κυρίως στην αναλυτική εξειδίκευση αυτών των έξι σταδίων.

1. Πλήρης χαρτογράφηση της διαδρομής των δεδομένων
Το πρώτο στάδιο είναι η αναλυτική χαρτογράφηση κάθε πράξης επεξεργασίας και κάθε ροής πληροφορίας.

Το Υπουργείο ζητά να αποτυπωθούν:

η φύση και το πεδίο εφαρμογής της επεξεργασίας,
οι σκοποί της,
η συγκεκριμένη νομική βάση ανά σκοπό,
τα είδη των προσωπικών δεδομένων,
ο τρόπος και οι πηγές συλλογής,
οι κατηγορίες των υποκειμένων,
οι αποδέκτες των δεδομένων,
ο χρόνος διατήρησής τους,
οι ρόλοι όλων των εμπλεκομένων,
το υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιούνται,
τα δίκτυα,
το ανθρώπινο δυναμικό,
οι διαδικασίες τροποποίησης, διαγραφής ή καταστροφής,
πιθανές μεταβιβάσεις σε δικαιοδοσίες με χαμηλότερο επίπεδο προστασίας,
καθώς και τα υφιστάμενα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.
Με απλά λόγια, μία ΕΑΠΔ πρέπει να μπορεί να απαντήσει:

Ποιο δεδομένο συλλέγεται, γιατί συλλέγεται, από πού προέρχεται, ποιος το χρησιμοποιεί, πού αποθηκεύεται, με ποιον διαμοιράζεται και πότε διαγράφεται.

Αυτό ακριβώς είναι το είδος της αποτύπωσης που θα έπρεπε να απαιτείται και σε μία αντίστοιχη δημοτική ανάθεση.

2. Έλεγχος σκοπού – Purpose Test
Το δεύτερο κρίσιμο στοιχείο είναι ότι δεν αρκεί να υπάρχει μία γενική αιτιολογία για τη συλλογή δεδομένων.

Το Υπουργείο απαιτεί Έλεγχο Σκοπού – Purpose Test.

Για κάθε πράξη επεξεργασίας πρέπει να αποδεικνύεται ότι ο σκοπός είναι:

σαφής,
συγκεκριμένος,
ρητός,
νόμιμος,
και επαρκώς προσδιορισμένος.
Πρέπει επίσης να αποκλείεται η μελλοντική απροσδιόριστη χρήση ή μία περαιτέρω επεξεργασία ασύμβατη με τον αρχικό σκοπό.

Για έναν Δήμο αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι δεν αρκεί να αναγράφεται πως συλλέγονται δεδομένα «για τη λειτουργία της υπηρεσίας». Πρέπει να τεκμηριώνεται ποια ακριβώς υπηρεσία, για ποια διοικητική διαδικασία και βάσει ποιας αρμοδιότητας ή νομικής υποχρέωσης.

3. Έλεγχος αναγκαιότητας – Necessity Test
Ακολουθεί μία ακόμη περισσότερο ουσιαστική εξέταση:

Είναι πραγματικά απαραίτητο να συλλέγεται το συγκεκριμένο δεδομένο;

Σύμφωνα με τις προδιαγραφές, για κάθε κατηγορία δεδομένων πρέπει να εξετάζεται:

αν είναι αναγκαία για τον συγκεκριμένο σκοπό,
αν ο σκοπός μπορεί να επιτευχθεί με λιγότερα δεδομένα,
αν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ανωνυμοποίηση ή ψευδωνυμοποίηση,
αν υπάρχει λιγότερο παρεμβατικό μέσο.
Και το Υπουργείο διευκρινίζει ότι η συγκεκριμένη ανάλυση πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στις πραγματικές λειτουργίες του συστήματος και όχι γενική ή αφηρημένη.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στις δημοτικές εφαρμογές, όπου πολλές φορές δημιουργούνται φόρμες με μεγάλο αριθμό πεδίων χωρίς να έχει προηγηθεί ουσιαστικός έλεγχος εάν όλα τα στοιχεία είναι πραγματικά απαραίτητα.

4. Έλεγχος αναλογικότητας – Proportionality Test
Η μελέτη πρέπει στη συνέχεια να απαντήσει σε ένα διαφορετικό ερώτημα:

Ακόμη και εάν μία επεξεργασία είναι χρήσιμη και νόμιμη, είναι η επέμβαση στην ιδιωτική ζωή ανάλογη με τον επιδιωκόμενο σκοπό;

Για τον έλεγχο αυτό πρέπει να εξετάζονται:

το είδος και ο όγκος των δεδομένων,
η διάρκεια διατήρησης,
η πρόσβαση των χρηστών,
η διαβάθμιση πρόσβασης βάσει ρόλων,
οι διαβιβάσεις προς τρίτους,
καθώς και το αν αυτές είναι απολύτως αναγκαίες.
Πρόκειται για μια πολύ σημαντική διαφοροποίηση.

Η ύπαρξη μιας νόμιμης αρμοδιότητας ενός Δήμου δεν σημαίνει αυτομάτως ότι νομιμοποιεί οποιονδήποτε τρόπο συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων.

5. Έλεγχος ελαχιστοποίησης – Data Minimisation
Ακόμη πιο συγκεκριμένες είναι οι απαιτήσεις του Υπουργείου για την εφαρμογή της αρχής της ελαχιστοποίησης των δεδομένων.

Η ΕΑΠΔ πρέπει να εξετάζει εάν όλα τα δεδομένα που συγκεντρώνονται συνδέονται πραγματικά με τον σκοπό της επεξεργασίας.

Και όπου αυτό δεν συμβαίνει, πρέπει να κατατίθενται συγκεκριμένες προτάσεις για:

μη συλλογή περιττών δεδομένων,
περιορισμό των πεδίων,
περιορισμό του χρόνου διατήρησης των log files,
αυτοματοποιημένη διαγραφή,
γενικότερο περιορισμό της έκτασης της επεξεργασίας.
Άρα, μία πραγματική ΕΑΠΔ μπορεί να οδηγήσει ακόμη και σε αλλαγή της αρχιτεκτονικής μιας εφαρμογής ή μιας διοικητικής διαδικασίας.

6. Περιορισμός διατήρησης
Ξεχωριστός έλεγχος προβλέπεται για τον χρόνο τήρησης.

Η μελέτη πρέπει να αξιολογεί:

τις χρονικές περιόδους διατήρησης,
τα κριτήρια βάσει των οποίων αυτές καθορίζονται,
τις διαδικασίες με τις οποίες πραγματοποιείται η διαγραφή.
Το κρίσιμο ερώτημα είναι απλό:

Γιατί ένα προσωπικό δεδομένο εξακολουθεί να τηρείται αφού έχει εκπληρωθεί ο σκοπός για τον οποίο συγκεντρώθηκε;

7. Διαφάνεια και δικαιώματα των πολιτών
Η ΕΑΠΔ πρέπει να εξετάζει επίσης τον τρόπο με τον οποίο ενημερώνονται οι πολίτες και τον τρόπο άσκησης των δικαιωμάτων τους.

Οι προδιαγραφές αναφέρονται ρητά:

στο δικαίωμα πρόσβασης,
στη φορητότητα,
στη διόρθωση,
στη διαγραφή,
στην εναντίωση,
στον περιορισμό της επεξεργασίας.
Παράλληλα πρέπει να αξιολογούνται τυχόν περιορισμοί στην άσκηση ή στην ικανοποίηση των δικαιωμάτων αυτών.

8. Αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων
Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα σημεία των τεχνικών προδιαγραφών είναι η απαίτηση να μην θεωρείται δεδομένο ότι η λύση που έχει επιλεγεί από τον φορέα είναι και η μοναδική δυνατή.

Ο ανάδοχος πρέπει να καταγράφει και να αξιολογεί ηπιότερες τεχνικές ή οργανωτικές εναλλακτικές λύσεις.

Και όταν αυτές απορρίπτονται, πρέπει να αιτιολογείται:

γιατί δεν εξυπηρετούν τον σκοπό,
και γιατί τελικά επιλέγεται η συγκεκριμένη μορφή επεξεργασίας.
Εδώ βρίσκεται στην πράξη η αρχή του privacy by design.

Η προστασία των προσωπικών δεδομένων πρέπει να επηρεάζει τον σχεδιασμό του συστήματος και όχι να εξετάζεται αφού αυτό έχει ήδη κατασκευαστεί.

9. Η εκτίμηση κινδύνου γίνεται από την πλευρά του πολίτη
Η τρίτη μεγάλη ενότητα της ΕΑΠΔ αφορά την εκτίμηση των κινδύνων.

Το Υπουργείο απαιτεί αναγνώριση και ανάλυση:

των πηγών κινδύνου,
των απειλών,
των τρωτών σημείων,
της πιθανότητας εκδήλωσης περιστατικού,
της σοβαρότητας των συνεπειών,
των υφιστάμενων ελέγχων και μέτρων.
Εξετάζονται χαρακτηριστικά περιπτώσεις:

παράνομης πρόσβασης,
μη εξουσιοδοτημένης τροποποίησης,
ανεπιθύμητης μεταβολής,
απώλειας δεδομένων.
Υπάρχει όμως μία ιδιαίτερα σημαντική διατύπωση στις προδιαγραφές:

Η αξιολόγηση γίνεται «από την οπτική των υποκειμένων των δεδομένων».

Άρα ο κίνδυνος δεν αξιολογείται μόνο με όρους:

«τι ζημιά μπορεί να υποστεί το πληροφοριακό σύστημα;»

Αλλά κυρίως:

«Τι συνέπειες μπορεί να έχει αυτό το περιστατικό για τον ίδιο τον πολίτη και τα δικαιώματά του;»

Αυτή είναι και μία βασική διαφορά μεταξύ μιας ΕΑΠΔ και μιας απλής τεχνικής μελέτης κυβερνοασφάλειας.

10. Από τη διαπίστωση του κινδύνου στον ανασχεδιασμό
Η τέταρτη ενότητα αφορά την αντιμετώπιση των κινδύνων.

Η μελέτη πρέπει να καθορίζει συγκεκριμένα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, εγγυήσεις και μηχανισμούς ασφάλειας.

Το Υπουργείο μάλιστα προβλέπει ότι η αντιμετώπιση του κινδύνου μπορεί να οδηγήσει ακόμη και σε:

ανασχεδιασμό εφαρμογών ή διαδικασιών.

Παράλληλα απαιτείται η διαμόρφωση ενός ή περισσότερων σχεδίων αντιμετώπισης του κινδύνου, ενώ ο «ιδιοκτήτης του κινδύνου» πρέπει να εγκρίνει το σχέδιο και να αποδεχθεί τους εναπομείναντες κινδύνους.

Επομένως, η ΕΑΠΔ δεν τελειώνει με μία λίστα προβλημάτων.

Πρέπει να δείχνει τι πρέπει να αλλάξει.

11. Υποχρεωτική συνεργασία με υπηρεσίες και DPO
Εξίσου σημαντικό είναι ότι η εκπόνηση της ΕΑΠΔ δεν αντιμετωπίζεται ως δουλειά ενός εξωτερικού συμβούλου που γράφει μόνος του μία έκθεση.

Ο ανάδοχος πρέπει να συνεργάζεται με:

τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας,
τις αρμόδιες υπηρεσίες,
εξωτερικούς συνεργάτες,
τον ανάδοχο του πληροφοριακού συστήματος,
άλλους εμπλεκόμενους δημόσιους φορείς.
Πρέπει μάλιστα να καταθέτει τεκμηριωτικό υλικό της συνεργασίας αυτής.

Επιπλέον, ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων – DPO πρέπει να ενημερωθεί εγκαίρως, να λάβει τα απαραίτητα στοιχεία, να διατυπώσει γνώμη και αυτή να ενσωματωθεί στο τελικό παραδοτέο.

Όπου απαιτείται, προβλέπεται ακόμη και η λήψη της γνώμης των ίδιων των υποκειμένων των δεδομένων ή των εκπροσώπων τους. Αν αυτό δεν γίνει, πρέπει να αιτιολογείται η απόκλιση.

Για τους Δήμους το σημείο αυτό έχει ιδιαίτερη πρακτική αξία.

Μία ΕΑΠΔ για μια εφαρμογή κοινωνικών υπηρεσιών, για παράδειγμα, δεν μπορεί να γίνει ουσιαστικά χωρίς τη συμμετοχή της κοινωνικής υπηρεσίας, της πληροφορικής, του DPO και του αναδόχου της εφαρμογής.

12. Το παραδοτέο πρέπει να καταλήγει σε συγκεκριμένο σχέδιο δράσης
Στην τελευταία ενότητα, το Υπουργείο προσδιορίζει με σαφήνεια τι πρέπει να περιλαμβάνει το τελικό παραδοτέο.

Απαιτούνται:

σύνοψη των υφιστάμενων και προτεινόμενων μέτρων,
χαρτογράφηση των κινδύνων πριν και μετά την εφαρμογή των νέων μέτρων,
ανάπτυξη σχεδίου δράσης,
αναγραφή των συντακτών της μελέτης,
γνώμη και υπογραφή του DPO,
αναφορά στη λήψη γνώμης των υποκειμένων, όπου απαιτείται,
κείμενο επικύρωσης από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας.
Αυτό είναι ίσως και το πιο χρήσιμο στοιχείο για μία δημοτική ανάθεση:

η ΕΑΠΔ πρέπει να καταλήγει σε εφαρμόσιμο σχέδιο δράσης και όχι σε μία γενική γνωμοδότηση.

Ένα πρότυπο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι Δήμοι
Η ανάθεση του Υπουργείου Εσωτερικών μπορεί επομένως να χρησιμοποιηθεί ως πρακτικό μοντέλο από τους ΟΤΑ όταν χρειάζονται αντίστοιχη μελέτη.

Οι τεχνικές προδιαγραφές μιας δημοτικής ανάθεσης θα μπορούσαν να ακολουθούν την ίδια λογική αλληλουχία:

Χαρτογράφηση δεδομένων → προσδιορισμός νομικής βάσης → Purpose Test → Necessity Test → Proportionality Test → Data Minimisation → έλεγχος χρόνου διατήρησης → δικαιώματα πολιτών → αξιολόγηση εναλλακτικών → ανάλυση κινδύνων → τεχνικά και οργανωτικά μέτρα → αποτίμηση υπολειπόμενου κινδύνου → σχέδιο δράσης → γνώμη DPO → επικύρωση.

Και αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία καθώς οι Δήμοι εισάγουν όλο και περισσότερες ψηφιακές εφαρμογές και τεχνολογίες που συνεπάγονται συστηματική επεξεργασία προσωπικών δεδομένων.

Εφαρμογές Smart City, κάμερες, συστήματα ελεγχόμενης στάθμευσης, κοινωνικές δομές, ηλεκτρονικά μητρώα, γεωεντοπισμός, εφαρμογές Τεχνητής Νοημοσύνης, πλατφόρμες εξυπηρέτησης πολιτών και διασυνδέσεις πληροφοριακών συστημάτων δημιουργούν ένα νέο περιβάλλον στο οποίο η προστασία των δεδομένων δεν μπορεί να αντιμετωπίζεται μόνο ως τυπική νομική υποχρέωση.

Το βασικό συμπέρασμα της πρόσκλησης του Υπουργείου είναι σαφές:

Μελέτη Εκτίμησης Αντικτύπου δεν σημαίνει μία ακόμη τυπική «μελέτη GDPR».

Σημαίνει αναλυτική αποτύπωση των πραγματικών διαδικασιών, έλεγχο της αναγκαιότητας κάθε δεδομένου, αξιολόγηση της αναλογικότητας, εξέταση εναλλακτικών λύσεων, ποσοτική και ποιοτική αποτίμηση κινδύνων και συγκεκριμένες παρεμβάσεις για τη μείωσή τους.

Και κυρίως σημαίνει ότι, όταν ο κίνδυνος το απαιτεί, δεν προσαρμόζεται η μελέτη στο πληροφοριακό σύστημα – προσαρμόζεται το πληροφοριακό σύστημα στις απαιτήσεις προστασίας των προσωπικών δεδομένων.

Αυτό ακριβώς είναι το στοιχείο που καθιστά τις τεχνικές προδιαγραφές του Υπουργείου Εσωτερικών ένα ιδιαίτερα χρήσιμο πρότυπο και για ανάλογες αναθέσεις των Δήμων.

Δείτε εδώ την Πρόσκληση

Myota